Свадьба – ответственное для молодоженов мероприятие. Ведь им хочется, чтобы все прошло идеально. Иногда уже на этапе подготовки голова начинает идти кругом от забот. Провести торжество идеально поможет свадебный координатор. Что же это за волшебник и стоит ли его привлекать к организации праздника.
Мы попробуем дать на эти и другие вопросы подробные ответы.
Кто такой координатор
Координатор – это своего рода менеджер свадебного торжества. Главную свою роль он играет уже во время проведения мероприятия. Его задача – сделать все чтобы оно прошло идеально. Профессиональный координатор проследит, чтобы подрядчики и вся команда работали слаженно и без заминок.
Он избавит жениха и невесту от всех организационных моментов: назойливых телефонных звонков, неожиданных заминок или форс-мажоров. Влюбленным останется лишь наслаждаться торжественным моментом и поздравлениями гостей.
Чтобы выполнять возложенные на него обязанности, координатор должен собранным и организованным. К другим значимым для такого специалиста качествам относят:
Координатор на свадьбе. Что входит в обязанности? | Eventy
- хорошую память, способность держать в голове большие объемы информации;
- дипломатичность;
- стрессоустойчивость;
- коммуникабельность;
- находчивость.
Отличие от других свадебных помощников
Масштабное мероприятие требует привлечения разных специалистов. Но не каждая будущая пара знает, в чем состоят отличия между ними, и считает такие услуги излишними. Давайте разберемся в сути вопроса.
Организатор . Это наиболее общее понятие. Часто в роли организатора выступает специальное агентство. Оно может взять на себя все заботы, подготовить свадьбу «под ключ». В таком случае молодоженам и их близким останется лишь согласовывать детали.
Распорядитель . Контролирует, чтобы свадьба шла по ранее установленному плану. Если для организации торжества приглашено несколько координаторов, то распорядитель устанавливает зоны ответственности каждого.
Ведущий . Его главная задача – создать у всех праздничное настроение. Он как умелый капитан уверенно ведет торжество по выбранному курсу. Ведущий поможет сгладить первую неловкость, ненавязчиво вовлечет всех гостей в празднование, не позволит скучать.
Основные обязанности
Если вы решили, что такой человек на вашем мероприятии будет не лишним, то давайте точно установим, что должен делать свадебный координатор. Круг его обязанностей определяется индивидуально на этапе, предшествующем подписанию договора о предоставлении услуг. Он зависит от времени, когда пара обратилась к специалисту, масштаба торжества и др. Обычно на координатора возлагаются следующие задачи.
До свадьбы . Общение с координатором может начаться уже за несколько месяцев до предполагаемого торжества. Это зависит от масштаба мероприятия и пожеланий влюбленных. На первой встрече профессионал уточнит значимые моменты, заочно познакомится с гостями. Также досвадебные услуги координатора включают:
- участие в выборе подрядчиков, которые будут обслуживать торжество. Далее он будет поддерживать с ними связь, согласовывать время и место приезда в день свадьбы, решать другие организационные вопросы;
- составление тайминга. Это очень ответственное занятие. Важно так распределить время, чтобы молодоженам не приходилось перебегать с одной фотолокации на другую, а гостям томиться в ожидании банкета. И это только вершина айсберга. Нужно предусмотреть любые мелочи и точно выверить все праздничные мероприятия;
- помощь в составлении плана рассадки гостей. При этом учитывается их возраст, общность интересов и др.;
- подготовку необходимого реквизита и атрибутов. К таким относят карточки с именами гостей на столы, свадебные бокалы, нож и лопатку для торта и т. д.
В день свадьбы . Это самый ответственный для координатора этап. Он контролирует все организационные моменты:
- подготовку молодоженов к торжеству. Специалист обязан убедиться в своевременном приезде визажиста и парикмахера, фотографа и видеографа;
- доставку букета невесты и других композиций из свежих цветов;
- подъезд свадебного кортежа и дальнейшие его перемещения;
- установку всех декораций и др.
При возникновении любых вопросов или конфликтов, координатор должен их молниеносно решать. Также он оказывает помощь в рассадке гостей, контролирует прибытие ведущего, ди-джея и т. д.
После свадьбы . С окончанием торжеств работа свадебного координатора не заканчивается. После отъезда гостей и молодоженов он должен проследить за демонтажем декораций, сдачей площадки. Также профессионал может собрать и подготовить отправку цветов и подарков в оговоренное ранее место.
Сколько нужно координаторов
Без свадебного координатора точно не обойтись, если во время торжества предполагается смена нескольких локаций. Также он нужен парам, которые хотят больше времени уделять друг другу, а не полностью погрузиться в проблемы подготовки мероприятия. Однако, если праздник планируется масштабным, с большим количеством гостей, то одному человеку со всеми проблемами не справиться. В этом случае целесообразно распределить обязанности между несколькими специалистами. Могут выделяться следующие координаторы:
- пары. Это личный помощник жениха и невесты. Он неустанно следит за комфортом молодоженов, решает любые возникающие вопросы: трансферы, места для стоянки машин, необходимые атрибуты, оплаты и т. д. Все для комфорта и незабываемой свадьбы;
- монтажа-демонтажа. Особенно полезен, если предполагается выездная церемония или при смене нескольких локаций. Координатор отвечает за установку оборудования и декораций. После окончания торжества он следит за их разборкой и отправкой на склад;
- гостей. Помогает приглашенным найти свое место за столом, показывает, куда положить подарки и букеты, отвечает на возникающие вопросы, создает атмосферу комфорта. Если свадьба длится несколько дней, то участвует в расселении гостей;
- банкетного зала. Он следит за работой официантов, сервировкой столов, очередностью подачи блюд, временем выноса свадебного торта. Этот координатор всегда в зале, но остается незаметным для приглашенных;
- программы. Берет на себя ответственность за полное соблюдение оговоренной и утвержденной программы мероприятия. Он следит за всем: от тайминга до правильного использования, расстановки звуковой и осветительной аппаратуры.
Чтобы скоординировать действие отдельных специалистов, назначается ответственный руководитель. Он решает спорные моменты, следит за работой персонала. Эту роль может взять на себя организатор свадьбы.
Выгоды обращения в «Зажигай»
Организовывать свадьбы – одно из любимых направлений работы агентства «Зажигай». На нашем счету большое число мероприятий и довольных клиентов. В штат входят опытные координаторы, ведущие, декораторы, фотографы и другие профессионалы, которые готовы подготовить и провести на высоком уровне торжество любого масштаба. Услуги предоставляются на договорной основе, после согласования с заказчиком. Свяжитесь с нашими менеджерами для уточнения деталей или подачи заявки.
Источник: xn—-7sbajcrfkdim3cza.xn--p1ai
Свадебный организатор и свадебный координатор: в чем разница?
Среди множества свадебных профессионалов так легко запутаться! Сегодня мы подготовили статью об отличиях свадебного организатора от координатора.
Глоссарий
Свадебный организатор организовывает свадьбу целиком, от начала подготовки и до конца всего свадебного дня.
Свадебный координатор присутствует только в день торжества и следит за ходом свадьбы.
Оплата
Свадебный организатор
Еще до того, как вы определитесь с местом и форматом проведения свадьбы, стоит решить, справишься ли ты с подготовкой сама. Если список гостей перевалил за 50, задумайся о том, какой объем работы тебе придется взвалить на свои плечи. И здравый смысл, скорее всего, подскажет тебе искать помощника.
Им и станет свадебный организатор, который не только поможет найти площадку и всю команду, но и возьмет на себя все хлопоты подготовки. Оплата работы свадебного организатора обычно зависит от бюджета свадьбы, но, как правило, составляет примерно 10-15% от общего бюджета.
Свадебный координатор
Если свадьбу ты организовываешь сама, но понимаешь, что проконтролировать всю команду и каждый этап свадебного дня не получится, да и не хочется, воспользуйся услугами свадебного координатора. Он решит все организационные вопросы в этот торжественный день, оставив вам с женихом только самые приятные эмоции и хлопоты! Оплата свадебного координатора обычно фиксирована и зависит от объема работы и масштабов самой свадьбы. А в процессе подготовки воспользуйся нашим онлайн-органайзером для самостоятельных невест!
Источник: weddywood.ru
Зачем нужен свадебный координатор: свадьба без волнений
Чем занимается свадебный координатор и почему без него никак не обойтись невестам, нам рассказала Ольга Чагина, руководитель службы координации мероприятий.
Свадебный координатор — кто он?
Изначально надо понимать, что работа свадебного координатора принципиально отличается от работы свадебного агентства или организатора. Организатор подбирает подрядчиков, разрабатывает концепцию свадьбы, ведёт проект совместно с парой от начала до конца.
Координатор же выполняет больше роль менеджера уже на финишной прямой, когда возникают технические вопросы. Именно он консолидирует всю информацию по проекту, отслеживает все возможные технические нюансы (выстраивание тайминга, логистики, монтажа) и контролирует выполнение всех процессов непосредственно в день мероприятия.
В случае, если есть агентство
Как правило, именно организатор готовит всю финальную информацию и документацию. Мы встречаемся всей командой за неделю до обсуждения деталей проекта и приступаем к работе непосредственно в день мероприятия или за несколько дней до него (если предстоит сложный монтаж или логистика).
В случае, если организатора нет
Мы становимся полноценными менеджерами проекта, помогая выстроить взаимодействие всех участников торжества. При этом мы не занимаемся подбором декораторов, площадки, подрядчиков, разработкой концепции, но можем дать рекомендации, опираясь на свой опыт.
Сколько необходимо координаторов
Мы всегда рассчитываем количество координаторов, исходя не только из количества гостей, но и из количества зон активностей (сборы, церемония, банкет, фотозона, прогулка, заселение гостей) и сложностей программы. Но даже если свадьба небольшая, в одиночку координатор никогда на мероприятие не выходит.
1. Координатор монтажа/демонтажа
Ответственная часть работы — контроль готовности всех зон, а значит — монтажа и демонтажа декораций и оборудования. Если на проекте работает организатор, он берёт эту часть забот на себя, если пара готовилась к свадьбе самостоятельно, за готовность зала и всего оборудования будет отвечать главный координатор.
2. Банкетный менеджер
Контролирует сервировку столов, тайминг подачи блюд, вынос торта, работу официантов и прочие вопросы, касающиеся банкета. Обычно такой человек находится всё время на площадке.
3. Координатор пары
Это личный помощник невесты и жениха, который находится с ними в день свадьбы неотлучно. Этот человек контролирует сборы, трансфер пары, доставку букета, платья, фото- и видеосъёмку. Решает все вопросы, которые так или иначе касаются пары и их расписания. Важно, чтобы в этот день паре не пришлось решать множество мелких вопросов — от оплаты счетов в гостинице и места стоянки машины до согласования с ведущим момента исполнения первого танца: вся информация будет стекаться к одному человеку.
4. Координатор гостей
Немаловажно помочь гостям соориентироваться в день свадьбы, встретить их, рассказать, куда положить подарки и цветы, что будет в программе и как найти своё место на банкете. Если праздник длится несколько дней и подразумевается заселение гостей в отель, координаторы помогают с размещением.
5. Координатор программы
Человек, который отвечает за программу мероприятия, от тайминга до правильной установки звука и света.
6. Главный координатор
И, конечно, у всех менеджеров зон есть руководитель, который сводит воедино работу всех координаторов и решает спорные вопросы. Эту роль также на себя может взять организатор.
Забавные случаи:
Конечно, за долгую практику у нас накопилось много курьёзов. Однажды перед началом выездной церемонии пропал регистратор. Оказалось, она зашла в дамскую комнату, а там сломался замок. Все сбились с ног, пока искали её, но к счастью регистратора вызволили, мы начали вовремя, а гости ничего не заметили.
Ещё был случай, когда при сборах невесты в отеле мы обнаружили, что платье из салона накануне привезли с пятнами. Тогда нам помогла дружба с отелем, химчистка которого за полчаса привела всё в порядок. Невеста об этой накладке в тот день даже не узнала.
Регулярно мы сталкиваемся с ситуациями, требующими наличия минимальной аптечки: плохое самочувствие, укусы насекомых, порезы, обмороки и прочие инциденты. Поэтому все наши основные свадебные координаторы имеют сертификаты о прохождении курсов оказания первой помощи.
Команда Служб мероприятий Ольги Чагиной
Источник: www.wedding-magazine.ru